Moet ik als ZZP'er een jaarrekening maken?

De korte versie: als je een eenmanszaak of VOF hebt, ben je niet wettelijk verplicht een jaarrekening op te stellen. Je hebt wel fiscale jaarstukken nodig voor je aangifte inkomstenbelasting. Werk je via een eigen BV, dan ligt het anders — dan moet er wel een jaarrekening komen en moet die ook bij de KvK worden gedeponeerd. Hieronder lees je waarom dat onderscheid bestaat en wat het voor jouw situatie betekent.

Het korte antwoord per rechtsvorm

Wat bedoel je eigenlijk met "ZZP"?

"ZZP" is geen juridische term. Het staat voor zelfstandige zonder personeel en zegt iets over hoe je werkt, niet over de rechtsvorm waaronder je dat doet. De Belastingdienst en de KvK kennen drie veelvoorkomende vormen waarin een ZZP'er kan werken:

• Eenmanszaak. Verreweg het meest voorkomend. Geen scheiding tussen jouw privé- en zakelijk vermogen — je bent persoonlijk aansprakelijk. Fiscaal val je onder de inkomstenbelasting (box 1, winst uit onderneming).
• VOF (vennootschap onder firma). Twee of meer ondernemers samen, ook geen rechtspersoon. Iedere vennoot wordt apart belast in de IB over het eigen winstaandeel.
• BV. Een rechtspersoon — een aparte juridische "persoon" met eigen vermogen. Aansprakelijkheid is in principe beperkt tot wat in de BV zit. Fiscaal: vennootschapsbelasting over de winst van de BV, plus loonbelasting over jouw DGA-salaris.

Voor de vraag of je een jaarrekening moet maken, is alleen de rechtsvorm relevant.

Eenmanszaak en VOF: fiscale jaarstukken, geen jaarrekening

Een eenmanszaak en een VOF zijn geen rechtspersonen. Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek — het wetboek dat onder andere de jaarrekeningplicht regelt — is op deze vormen niet van toepassing. Je hoeft dus geen jaarrekening in de juridische zin op te stellen en niets te deponeren bij de KvK.

Wat je wel moet, staat in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen: een administratieplicht. En de Belastingdienst wil voor de IB-aangifte zien hoe je tot je winst gekomen bent. Dat doe je met fiscale jaarstukken. Die zijn vormvrij — er is geen voorgeschreven model — maar de Belastingdienst kan ze opvragen en moet ermee uit de voeten kunnen.

Wat zijn fiscale jaarstukken precies?

Fiscale jaarstukken zijn een vertaling van je administratie naar de cijfers die op je aangifte komen. In de praktijk komen ze hierop neer:

• Winst-en-verliesrekening. Omzet, inkoopkosten, bedrijfskosten en afschrijvingen, eindigend op de winst uit onderneming. Dit is het belangrijkste onderdeel — uit dit getal volgt je belastbare inkomen.
• Fiscale balans. Verplicht als je vermogensvergelijking toepast, een oudedagsreserve hebt of investeringsaftrek claimt. Voor veel kleine eenmanszaken niet strikt nodig, maar wel handig.
• Specificaties. Investeringen en afschrijvingen, privé-stortingen en privé-onttrekkingen, voorraad en debiteuren als die er zijn.

Wat niet hoort bij fiscale jaarstukken: een formele toelichting, vaststelling door een vergadering, of deponering ergens. Dat zijn allemaal kenmerken van een jaarrekening volgens Boek 2 BW — en daar val je als eenmanszaak of VOF niet onder.

ZZP met eigen BV: wel jaarrekening, wel deponeren

Werk je via een BV — bijvoorbeeld omdat je winst hoger ligt of omdat je aansprakelijkheid wilt beperken — dan verandert het beeld volledig. Een BV is een rechtspersoon en valt onder Boek 2 BW. Dat betekent: jaarlijks een jaarrekening opstellen, laten vaststellen door de algemene vergadering en deponeren bij de Kamer van Koophandel.

De meeste ZZP-BV's vallen in het microregime: balanstotaal tot €450.000, netto-omzet tot €900.000, minder dan 10 werknemers gemiddeld. In dat regime is wat je moet deponeren beperkt — alleen een ingekorte balans en een paar standaardposten. Wat boven het microregime uitkomt, valt onder het klein-regime (of groter). Welke grenzen precies gelden en hoe het twee-jaars-criterium werkt, lees je in micro of klein: in welk regime val ik?.

De deadline voor deponering: uiterlijk 12 maanden na afloop van het boekjaar. Dat zit zo: het bestuur heeft 5 maanden om de jaarrekening op te stellen (de AVA kan dat verlengen met 5 maanden, dus maximaal 10 maanden), waarna de AVA nog 2 maanden heeft om vast te stellen, en daarna moet het binnen 8 dagen worden gedeponeerd. Voor een ZZP-BV waarin jij zowel enig aandeelhouder als bestuurder bent, geldt een uitzondering: jouw ondertekening van de jaarrekening geldt direct als vaststelling — en dan moet er sneller worden gedeponeerd. Effectief uiterlijk 8 maanden na afloop boekjaar.

Wanneer wil je tóch een (volledige) jaarrekening als eenmanszaak?

Wettelijk niet verplicht is iets anders dan praktisch niet nodig. Drie situaties waarin een eenmanszaak alsnog een jaarrekening (of in elk geval een balans) wil hebben:

• Hypotheek of zakelijke lening. Banken en hypotheekverstrekkers vragen vrijwel standaard om de jaarrekeningen van de laatste 2 of 3 jaar als inkomstenbewijs. Een IB-aangifte alleen is meestal niet voldoende.
• Verkoopgesprek of investeerder. Wie je onderneming koopt of erin investeert, wil een balans zien — niet alleen de winst.
• Inzicht in je eigen vermogen. Een balans laat zien wat het ondernemingsvermogen is. Dat is relevant voor de oudedagsreserve, voor het beoordelen van investeringsruimte en voor jezelf.

Wat moet jij dus doen?

Heb je een eenmanszaak of VOF? Zorg voor fiscale jaarstukken, met minimaal een nette winst-en-verliesrekening. Een balans erbij is verstandig als je een hypotheek of lening verwacht aan te vragen. Zie jaarrekening voor de eenmanszaak voor wat daar precies in hoort en hoe je het in een paar stappen maakt.

Heb je een BV? Stel een jaarrekening op, leg de vaststelling vast en deponeer op tijd bij de KvK. Wacht niet tot de deadline — een dag te laat is direct een economisch delict.

En heb je twijfels over welke rechtsvorm bij je situatie past? Dan is dat een gesprek met een fiscaal adviseur, niet met een tool als Jaarklaar. Jaarklaar helpt je vanaf het moment dat je weet of je een ZZP-aangifte of een BV-jaarrekening nodig hebt.